Piše: Aleksandra Vasiljević, IN2 Beograd
Elektronska razmena podataka (EDI ili Electronic Data Interchange) sa partnerima predstavlja protokol kojim se vrši razmena dokumenata između poslovnih subjekata. Cilj EDI je digitalizacija i automatizacija komunikacije između organizacija, kako bi se razmena dokumenata ubrzala, olakšala i prilagodila svetskim standardima. Najčešće se EDI koristi za razmene porudžbina, otpremnica i faktura, kako u prodaji tako i u nabavci.
U ERP sistemima, za upotrebu EDI koriste se dodaci (moduli ili funkcionalnosti) koje omogućavaju kreiranje, slanje i učitavanje XML fajlova propisane strukture kako bi se obezbedila integracija i automatizacija samog procesa razmene dokumenata. U zavisnosti od posrednika u EDI komunikaciji između partnera ili od potreba partnera, strukture fajlova se mogu razlikovati iako uglavnom sadrže slične elemente i razmenjuju slične podatke o samom dokumentu.
Nekada je EDI bio rezervisan samo za velike kompanije koje su težile automatizaciji zbog ogromnog obima dokumentacije i upotreba ovog protokola, a posebno integracija sa ERP sistemima, nije bila toliko rasprostranjena. Situacija se, međutim, menja, iako se i dalje najveće prednosti uvođenja EDI razmene dokumenata mogu videti kod velikih kompanija ili kod kompanija koje sarađuju sa velikim trgovinskim lancima. Čak i manje kompanije koje imaju potrebu saradnje sa većim kupcima ili dobavljačima imaće veliki interes da se priključe EDI konceptu razmene dokumenata kako bi svoje poslovanje prilagodili standardima komunikacije sa partnerima. Uzimajući sve ovo u obzir, može se očekivati da će u skorijoj budućnosti elektronska razmena dokumenata imati prioritet i na domaćem tržištu i da se teži ka potpunom prelasku kompanija na ovakav tip razmene dokumenata.
Poslednjih godina, korišćenje EDI u ERP sistemima postala je neophodnost i podrazumeva se za svaku organizaciju koja želi digitalizaciju poslovanja u sferi prodaje na veliko. U poslovnim okruženjima gde kompanija distribuira na veliko, posebno direktno internacionalnim lancima, EDI je često preduslov saradnje, a svakako EDI odavno nije luksuz, već neophodnost.
RAZLOZI UVOĐENJA EDI
Elektronska razmena podataka (EDI ili Electronic Data Interchange) implementira se u poslovanje radi automatizacije (ubrzanja rada), standardizacije i smanjenja grešaka pri unosu i razmeni dokumenata sa partnerima. Navedenom automatizacijom se postiže visoka tačnost između primljenih i poslatih dokumenata jer se radi o minimalnoj intervenijci ljudi prilikom unosa podataka. Bez EDI, kompanija mora ručno unositi porudžbine kupaca, što može trošiti puno vremena na velikom broju dokumenata. Mogućnosti greške se sa brojem dokumenata povećavaju, pa i ovaj segment ima značajan uticaj na odluku implementacije EDI u poslovanje. Uzimajući navedeno u obzir, ova automatizacija najčešće generiše potrebu za uvođenjem EDI u poslovanje.
Korišćenje EDI u ERP sistemu svodi se na automatsku razmenu fajlova između kompanije i partnera. Razmena se obavlja kroz XML fajlove, a najčešće, mada ne ograničeno, znači automatsko učitavanje porudžbina kupaca i automatsko slanje otpremnica i faktura kupcima u posebnom formatu. Krajnji cilj je automatizacija, ušteda vremena izrade pomenutih dokumenata i veći stepen kontrole odnosno minimalizacija grešaka koje mogu nastati kada se sva ova dokumenta unose ručno. Najveća korist ostvaruje se učitavanjem porudžbina, s obzirom da je to korak u procesu koji generiše veću potrošnju vremena i mogućnosti grešaka.
Drugi značajan razlog uvođenja EDI je poštovanje zahteva kupaca. Veliki trgovinski lanci najčešće zahtevaju od svojih kupaca korišćenje EDI kao preduslov saradnje. Stoga mnoge kompanije poslednjih godina uvode EDI u poslovanje kako bi uopšte mogli da sarađuju sa određenim kupcima i kako bi se prilagodili standardu u razmeni dokumenata koji kupac postavlja. U budućnosti se očekuje da sve više korporacije postavlja ovakve uslove.
KAKO ERP SISTEMI OMOGUĆAVAJU EDI
U ERP sistemima neophodno je podržati funkcionalnosti za učitavanje i obradi XML fajlova za porudžbine kupaca, sa jedne strane, i generisanje i slanje XML fajlova za fakture i otpremnice, sa druge.
ERP sistem treba da podrži fleksibilnu i konfigurabilnu strukturu XML fajlova koji se učitavaju i šalju, kako bi se prevazišle specifične potrebe i zahtevi pojedinih kupaca. Iako je velika većina elemenata EDI razene identična, javljaju se određene razlike zbog posebnih zahteva i specijalnih situacija, pa je važno da ERP podrži mogućnost podešavanja ovakvih elemenata. Na ovaj način, isti modul treba da podrži razmenu dokumenata sa kupcima koji istovremenu zahtevaju nešto drugačiji set podataka (iako je najveći deo svih dokumenata uvek isti).
Kada je reč o izlaznim dokumentima odnosno dokumentima koji se iz ERP šalju kupcu putem EDI, mogućnosti i tačke kontrole su veće, jer se dokument izrađuje u sistemu i na osnovu dokumenta u sistemu kreira XML fajl. Koncept predviđa da se i fakture u sistemu generišu na osnovu zaprimljene EDI narudžbenice pa se zaokruživanjem procesa postiže najveći stepen automatizacije i tačnosti podataka. Izlazna dokumenta se kreiraju u samom sistemu, pa mnogo je jednostavnije ovde postaviti određene logičke kontrole i provere, pre nego što se dokument kreira i pošalje.
Da bi se olakšao proces sređivanja i provere podataka, ERP bi trebalo da sadrži procese kontrole i provere svih obaveznih podataka koji idu u izlazni XML fajl. Kada je u pitanju slanje dokumenata kupcu, korisnik treba da bude upozoren ako neki podatak nije upisan, pre nego što se dokument kreira i pošalje, kako bi se izbegla situacija da se nekompletan dokument pošalje kupcu.
Sa druge strane, za dokumenta koja se uvoze, mogućnosti kontrole su mnogo manje. Dokument šalje kupac, preko posrednika, a ta dokumenta se učitavaju u ERP sistem. Ukoliko bude grešaka ili nedostataka u podacima (na primer, EAN ili GLN kod koji nije definisan u ERP sistemu), postavlja se pitanje da li uvoziti takav dokument ili prikazivati grešku. Prikazivanje grešaka može biti naporno ako klijent uvozi veliki broj dokumenata, jer će stalno zaustavljanje usporiti obradu dokumenata. Preskakanje dokumenta, pak, može dovesti do toga da korisnik ni ne sagleda/proveri takvu porudžbinu kupca.
Kod učitavanja dokumenata od kupca (porudžbine), manje je tačaka direktne kontrole, ali praksa svakako zahteva što više provera. Najbolji princip je da u ERP sistemu postoji dodatna evidencija u koju se učitavaju preuzeti EDI podaci onako kako su poslati od strane kupca, čak i ako određene šifre i kodovi nisu pravilno mapirani u ERP sistemu. Ukoliko su svi podaci ispravno povezani, sistem treba da automatski kreira i prodajni dokument, a ukoliko nešto nedostaje, taj dokument ostaje samo u privremenoj listi. Korisnik tu može videti sporna dokumenta i izvršiti dopune. Na taj način korisnik dobija kompletan pregled obrađenih i neobrađenih dokumenata kao i eventualnih poruka o greškama. Proces kompletnih dokumenata teče bez prekida, a korisnik ima informaciju koja dokumenta su sporna.
IZAZOVI UVOĐENJA EDI U POSLOVANJE
Kao i svaki proces, uvođenje EDI ima svoje izazove. Iako je u pitanju dodatak ERP sistemu koji ubrzava unos i slanje podataka kupcima (automatizuje procese koji uglavnom već postoje i pre uvođenja EDI), preduslovi korišćenja ovog dodatka su tačni i pedantni podaci.
Da bi EDI mogao neometano da funkcioniše, određeni set podataka u ERP sistemu mora se mapirati prema podacima kupaca. Konkretno, svaki kupac i svaka adresa isporuke mora imati unet GLN broj. Zatim, svaki artikal, po svakoj jedinici mere, mora imati EAN šifru, a neophodno je definisanje internacionalnih kodova za šifre jedinica mere. Na kraju, kupci zahtevaju da se svaki poslati dokument obeleži adresom isporuke, što bez EDI često nije uslov za realizaciju procesa.
Iako aspekt kvaliteta i pedantnosti podataka uvek povlači određene izazove, najteže je na početku, dok se svi podaci ne srede i provere. Nakon toga, kroz korišćenje dodatka, podaci se dopunjavaju i vremenom svedu na definisanje novih podataka.
Upravo zbog navedenih izazova sa podacima, važno je da ERP sistem predvidi što više tačaka provere i kontrole.
Pre prelaska na potpunu elektronsku razmenu dokumenata sa partnerima neophodno je da postoji i period testiranja i prilagođavanja prema specifičnostima partnera i same sfere poslovanja. Iako, i nakon uspešne verifikacije, postoji mogućnost da se jave dodatne situacije koje treba prilagoditi (razmena nekog novog podatka), izlaskom iz test faze i prelaskom na potpunu razmenu obezbeđuju se iznad pomenuti benefiti uvođenja elektronske razmene dokumenata.
