PIše: Danileja Dimitrijević, IN2 Beograd
Svi ERP sistemi, od najpoznatijih svetski zastupljenih rešenja, do manjih lokalnih, namenjeni su digitalizaciji kompanija iz različitih industrija. Kao takvi, ERP sistemi uglavnom podržavaju osnovni skup procesa i funkcionalnih potreba kompanija iz (skoro) bilo koje industrije, ali sa druge strane, treba da pokriju i specifične potrebe svake industrije kako bi maksimalno olakšale rad korisnika, ali i pružile bogat set podataka za izveštavanje.
Kod izbora softvera bitno je sagledati obim standardnih opcija koje sistem pruža i mogućnost uklapanja procesa kompanije u raspoložive standardne module. Bitan uslov uspešnosti izbora pravog softvera je posvetiti vreme detaljnijoj analizi i razradi najvažnijih procesa, kako biste bili sigurni da pravite adekvatan izbor softverskog rešenja za digitalizaciju.
Međutim, svaka industrija – a posebno veće organizacije – ima sopstvene specifične funkcionalnosti koje ne postoje u svim (drugim) industrijama. Tako i prilagođavanje softvera mora da se prilagodi specifičnim situacijama zastupljenim u konkretnoj industrijskog grani. Ovaj segment specifičnih funkcija olakšava i ubrzava rad korisnika i veoma često upravo taj segment pravi razliku u stepenu kvaliteta isporučenog sistema, a dalje i stepena zadovoljstva korisnika. Klijenti najčešće upravo ovaj segment percipiraju kao osnovno olakšanje i ubrzanje koje dobijaju korišćenjem ERP sistema. Industrija farmacije i sistem Microsoft Dynamics 365 Business Central se tu ne razlikuju.
Kao svetski rasprostranjen ERP sistem, Business Central je dizajniran od kompanije koja je sinonim za IT uopšte – Microsoft. Stoga, ovaj softver standardnim funkcionalnostima podržava veliki skup potreba organizacija u svim industrijskim granama, pa i u farmaciji. Činjenica da iza rešenja stoji Microsoft, kao i enorman broj firmi-korisnika širom sveta, posebna su garancija da je osnovni set funkcionalnosti u sistemu izuzetno bogat i pruža ozbiljan stepen podrške tim procesima.
Ipak, za potpunu automatizaciju procesa i svih specifičnosti neke industrije, pa i farmacije, potrebno je u projekat uključiti posebne, namenske module, sa specifičnim funkcionalnostima.
Klijentima iz farmacije, koji razmatraju projekat implementacije ERP sistema, sugerišemo da obrate pažnju na ove funkcionalnosti, jer projekti u praksi pokazuju da pomenute specifičnosti igraju veoma važnu ulogu u procesima farmacije, pa je veći nivo automatizacije i kontrole ovih procedura krucijalan za uspeh projekata.
U praksi se mnoge od ovih softverskih funkcionalnosti mogu dodavati i naknadno, nakon početka rada kompanije u novom sistemu, ali je poželjno što veći segment navedenih opcija imati od početka korišćenja sistema, jer će značajno podići upotrebnu vrednost sistema.
Navođenje svih specifičnosti bilo koje industrije zahtevalo bi isuviše obiman tekst. Stoga ćemo u nastavku istaći neke od važnijih specifičnosti ove industrije i skrenuti pažnju na ove segmente prilikom izbora sistema i partnera za implementaciju/podršku informacionom sistemu.
SPECIFIČNOSTI MATIČNIH PODATAKA
Uvođenje ERP sistema u bilo kojoj kompaniji počinje od definicije i razrade matičnih podataka, kao što su kupci, dobavljači ili artikli. Svaki od ovih entiteta zahteva definisanje parametara neophodnih za sprovođenje procesa (da pomenemo samo neke od osnovnih: jedinstvena šifra, opis, kategorije, grupe i pod-grupe, dimenzije, jedinice mere, parametri za praćenje, prevodi, parametri za planiranje, referentni brojevi i sl).
Pored regularnih podataka koji se koriste u drugim industrijama, sfera farmacije obično zahteva vođenje dodatnog niza atributa, posebno za artikle/proizvode. Neki od ovih podataka su jedinstveni i nepromenljivi za artikal, te se kao fiksni atributi mogu vezati za matični zapis. Sa druge strane, neki parametri se mogu menjati tokom vremena, pa je važno osigurati i mogućnost praćenja promena parametara, ali i adekvatne analize i izveštaje na ovom segmentu.
Neki od specifičnih dodatnih atributa koji su zastupljeni u farmaciji su:
- Međunarodni nezaštićeni naziv leka (International Nonproprietary Name – INN)
- JKL broj (Jedinstvena klasifikacija lekova)
- ATC šifra (anatomsko – terapijsko – hemijska šifra leka), Diferenciranje artikala na „branded“ i „generic“
- Opis i vrsta pakovanja
- Obeležavanje da li je potrebno uzorak leka slati na dodatne analize u EU laboratorije
- Navođenje da li je proizvod potrebno dodatno prepakovati ili dodavati nalepnice
- Terapeutska kategorija leka
- Status leka na listi fonda (za lekove koji se izdaju na recept)
- Učešće pacijenta u ceni RFZO
- Navođenje da li je za artikal dozvoljeno lokalno uništenje
- Diferenciranje narkotika.
Za digitalizaciju farmacije, važno je podržati ove i ostale specifične parametre proizvoda i lekova. Posebno je važno da u ERP sistemu postoje i osigurani alati za analize transakcija po navedenim podacima, uzimajući u obzir one parametre koji su promenljivi tokom vremena.
Dodatno, u sferi farmacije, veoma je važno evidentiranje i praćenje sertifikata, licenci i uvoznih dozvola za svaki lek. Potrebno je pratiti uslove svakog sertifikata/licence/dozvole, kao i notifikacije kada im se bliži istek, kako bi se na vreme krenulo u pripremu obnove.
MINIMALNI ZAHTEVANI ROK TRAJANJA
U distribuciji farmaceutskih proizvoda na veliko često postoji potreba za praćenjem minimalnih zahtevanih rokova trajanja. Uobičajeno je da kupci postavljaju uslove za ispunjenjem određenog roka, bilo da je zahtev definisan kao apsolutna vrednost (na primer, 18 meseci) ili relativna vrednost (na primer, 75% roka).
Za ove potrebe neophodno je podržati specifična podešavanja, za kombinacije partnera i artikala, jer zahtevi mogu biti različiti po proizvodima i kupcima, kao i kontrole (upozorenja) prilikom prijema/otpreme. Važno je ostaviti i toleranciju, kako u definisanju roka trajanja (procentualno ili apsolutno), tako i za specifične partnere ili situacije, jer praksa poznaje i ovakve događaje.
SPECIFIČNOSTI UPRAVLJANJA ZALIHAMA
Zbog specifičnosti artikala, čitav niz procesa u skladištu mora biti posebno organizovan i propraćen kroz ERP sistem. Ističemo posebno:
- Pravila i uslove čuvanja određenih artikala, koji moraju biti ispunjeni prilikom skladištenja (temperaturni režim)
- Obavezu vođenja zaliha po LOT (šarža) i rok
- FEFO (First Expiry First Out) metod, odnosno automatizaciju predloga izlaza zaliha prema datumu isteka;
- Vođenje određenih artikala po serijama (kao što su sočiva),
- Praćenje i poštovanje posebnih uslova za uništenje proizvoda.
KONTROLA KVALITETA
Pošto se procesi kontrole kvaliteta dosta razlikuju između organizacija, bitno je proveriti fleksibilnost modula za kontrolu kvaliteta u ERP sistemu. Kontrola kvaliteta je segment u kome sistem mora podržati mnogo opcija podešavanja (tačka kada se kontrola radi, pravilo za zalihe u toku i nakon procesa kontrole, definisanje odgovornih osoba, postavljanje pravila kada se mora raditi kontrola a kada ne, evidentiranje troškova kontrole, definisanje procesa neusaglašenih proizvoda, postavljanje različitih pravila za različite magacine/artikle/grupe, pravila za uništenje i povrat, kao i mnogo drugih pitanja). Takođe, funkcionalnosti u ERP sistemu moraju osigurati potpunu konzistentnost podataka i pouzdane provere, jer bi cilj trebalo da bude digitalizacija kompletnog procesa.
RAZNE VARIJANTE POPUSTA
Popusti i rabatne politike su svakako zastupljene u raznim industrijama i kod svake firme koja se bavi distribucijom. U svakoj industriji je važno definisati osnovni cenovnik, ali i specifične uslove prodaje pojedinačnim kupcima ili određenim grupama (preko posebne cene ili češće preko specifičnih rabata). U nekim industrijama sreće se i kombinacija više rabata, koji se dodatno mogu kombinovati sa akcijama i kampanjama.
Farmacija nije ništa jednostavnija po pitanju politike popusta, jer se u ovoj sferi, zbog posebnih zahteva kupaca, uglavnom sreće više različitih vrsta popusta koji se često paralelno kombinuju. Neki od najčešće zastupljenih su:
- Popust na plaćanje (kasa skonto), sa više nivoa popusta i perioda, čak i po artiklima (različita stopa popusta po artiklu)
- Popust na red dokumenta (stavku odnosno artikal)
- Popust na čitav dokument
- Popust za ostvareni target (periodično)
- Količinski popust (periodično ili po artiklu)
- Popust u vreme trajanja kampanje.
VIŠE NIVOA KASA-SKONTA
U većini drugih industrija, kasa skonto uključuje dodatni popust za plaćanje u kraćem roku. To znači da se definiše jedan rok (na primer, 7 dana) i jedan popust koji se ostvaruje (na primer, dodatnih 3%). U farmaciji, uobičajeno je da se kupcu ponudi više nivoa kasa, što znači da faktura sadrži nekoliko varijanti popusta po različitim rokovima (za plaćanje u roku od 5 dana – 3% popusta, za plaćanje u roku od 10 dana – 2% popusta, a za plaćanje u roku od 15 dana – 1% popusta). Na sve to, postoje situacije da procenat kasa skonta zavisi od artikla koji kupac poručuje, pa je neophodno podržati varijante obračuna kasa skonta na bazi redova dokumenta.
ERP softveri uglavnom pružaju podršku za popuste na plaćanje, ali mnogi softveri omogućavaju da se popust na plaćanje definiše kao jedan procenat za jedan period. Stoga treba obratiti pažnju i proveriti sve situacije koje postoje u poslovanju.
Posebno je važno efekte ostvarenog popusta automatski evidentirati na nivou reda (stavke/artikla), radi praćenja realne profitabilnosti proizvoda. Sumarno evidentiranje popusta sigurno neće zadovoljiti potrebe za adekvatnim analitikama i izveštajima.
Uz sve navedeno, u sistemu je poželjno predvideti tolerancije na obračun kasa skonta. Sa jedne strane, može se raditi o dodatnom grejs periodu na plaćanje, zbog plaćanja vikendima ili neradnim danima. Sa druge strane, u praksi se javljaju i pitanja tolerancije određenog iznosa, kako bi se ispunili uslovi kase iako nije plaćen tačan iznos (manja odstupanja koja se mogu javiti usled pogrešne uplate kupca ili zaokruživanja).
AUTOMATIZACIJA ODOBRENJA PO SVIM OSNOVAMA
Usled svih navedenih tipova popusta, farmaceutske kompanije uglavnom imaju potrebe za automatizacijom procesa izdavanja odobrenja. Najveći deo odobrenja su najčešće odobrenja za kasa skonta, ali svakako i drugi tipovi odobrenja zahtevaju maksimalnu automatizaciju (storno odobrenja, odobrenja za periodične popuste, odobrenja za targete).
Kao i kod odobrenja za kasa skonto, važan aspekt na koji treba obratiti pažnju je da svaki vid popusta bude evidentiran do nivoa reda (stavke/artikla), zbog realne analiza i praćenja profitabilnosti.
BESPLATNE POŠILJKE (FOC – FREE OF CHARGE) I OBRAČUN PDV
Besplatni artikli, kako u nabavci tako i u prodaji, dosta su zastupljeni u farmaciji. Prodaja bez naknade je posebno osetljivo pitanje iz ugla PDV-a, pa već u toku analize softvera i ponuđača treba razraditi želje i mogućnosti. Jedna od opcija je da se u ovim situacijama PDV obračunava na punu prodajnu cenu, što dovodi do plaćanja PDV-a većeg od zakonski propisanog. Alternative su definisanje nabavnih iznosa na artiklima ili automatski preračun do nabavne cene, što su pitanja koja povlače potrebu za definisanjem pravila. Sugerišemo da se i ove teme analiziraju pre projekta.
ZAKLJUČAK
U tekstu smo pokušali da istaknemo neke od najvažnijih izazova implementacije ERP sistema u sferi farmacije. Ukoliko razmišljate o digitalizacije kompanije, treba da obradite pažnju na navedene segmente, jer su ovi segmenti, sa jedne strane dosta specifični i često nisu potpuno podržani softverskim rešenjima (osim namenskih dodataka), a sa druge strane su krucijalni za poslovanje kompanija.
Analiza i prikaz svih specifičnosti farmacije bi zahtevala mnogo širi tekst: u ovom smo istakli neka od važnih pitanja, ali svakako treba proveriti i ostale procese, od nabavke, planiranja dopune zaliha i poručivanja, preko magacinskih aktivnosti ulaza, izlaza i popisa, do prodaje, ugovora i fakturisanja.
