Mnoge kompanije uz integrisani poslovno-informacioni sistem (ERP) koriste i razne vrste platformi za e-trgovinu (Web Shop odnosno e-commerce). Kada organizacija bilo koji deo svoje prodaje obavlja preko B2B/B2C portala, pored kvalitetnog alata za online prodaju, od krucijalne je važnosti integracija tog alata sa ERP-om.
U ovom tekstu istaći ćemo nekoliko važnih elemenata integracije sa ERP sistemom Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) i specifične situacije u praksi, uz poseban osvrt na integraciju sa Shopify i prednosti koje ova automatska integracija osigurava.
Shopify je onlajn platforma koja se smatra vodećom platformom za e-trgovinu (B2C/B2B). Ovaj alat stekao je popularnost zbog jednostavnosti korišćenja i odličnog dizajna. Velika prednost ovog alata je mogućnost da korisnik samostalno podesi i upravlja svojom prodavnicom, kroz intuitivne interfejse i opcije podešavanja, bez potrebe za programiranjem. Platforma je osnovana 2006. godine i danas ima više od 4 miliona aktivnih prodavnica iz preko 170 zemalja.
INTEGRACIJA ERP I WEB SHOP/E-TRGOVINA/E-COMMERCE
Kao i kod svake integracije različitih IT sistema, ključno je krenuti od definicije procesa i pravila integracije. Razmenu podataka između dva sistema moguće je dizajnirati na različite načine, a važno je definisati tehnički metod razmene informacija, trenutke i učestalost razmene, smer razmene, set podataka koji se razmenjuje i druga pitanja.
Najbolja praksa u integraciji ERP sa Web Shop odnosno e-commerce sugeriše da bi trebalo postaviti ERP sistem kao centralni repozitorijum podataka. To znači da se svi matični podaci od značaja za razmenu (kao što su artikli, kupci, cenovnici, grupe, kategorije, atributi artikala i drugi podaci koji su deo razmene) definišu u ERP sistemu, a zatim automatski šalju ka Web Shop odnosno e-commerce. Na ovaj način se zadržava konzistentnost podataka, olakšava održavanje (jer u najvećem broju situacija korisnici sve navedene podatke svakako moraju unositi i pratiti kroz ERP), ali i osigurava kontrola podataka.
Slična je situacija i sa zalihama i cenovnicima, s tim što se često u razmeni podataka koristi zaliha posebnog magacina i specifičan cenovnik koji se šalje (gotovo nikada se ne šalju sve zalihe i svi cenovnici).
Tačan set podataka koji se razmenjuju uvek zavisi od konkretnih potreba, pa je važno definisati skup podataka koji se razmenjuje za svaki matični slog. Važno je obratiti pažnju i na sve prateće podatke, posebno zbog kontrola i provera tih podataka u oba sistema. Neki od primera su poštanski broj ili šifra države kupca – važno je da sistemi razmenjuju i ove dve liste, kako se ne bi desilo da se u ERP sistemu unese novi kupac sa poštanskim brojem ili šifrom države koja ne postoji na Web Shop ili obrnuto.
Kada je reč o dokumentima, smer razmene mora biti suprotan, odnosno od Web Shop ka ERP sistemu. Najčešće se razmena svodi na slanje porudžbenica (naloga) sa Web Shop-a ka ERP-u, gde se dokumenta dalje obrađuju, ali razmena može uključiti i druge dokumente.
Najbolja praksa sugeriše da se na strani ERP sistema postave Web Servisi, koji služe za objavljivanje podataka iz ERP-a, odnosno za prihvatanje podataka (dokumenta) sa Web Shop-a ka ERP-u.
INTEGRACIJA BUSINESS CENTRAL SA SHOPIFY
Microsoft Dynamics 365 Business Central nudi besprekornu integraciju sa Shopify, kao standardno podržanu opciju (ugrađenu u sam ERP sistem). Ovo je značajno olakšanje, jer konektor ne zahteva razvoj integracije, čime se smanjuju napori za povezivanjem ova dva sistema i pojednostavljuju poslovni procesi, a automatska integracija osigurava i automatsko ažuriranje svih izmena.
Neke od standardno podržanih funkcionalnosti konektora za Shopify sa ERP sistemom Business Central opisujemo u nastavku:
- Podržana je sinhronizacija artikala i to dvosmerno. Moguće je podesiti proces razmene tako da se artikli šalju iz Business Central-a na Shopify ili da se dozvoli da Shopify ažurira i/ili automatski kreira artikle u Business Central-u. Kao što smo rekli u uvodu, najbolja praksa sugeriše smer razmene od ERP ka Web Shop, ali u nekim situacijama i drugi smer integracije može biti prava opcija. Ako se artikli šalju iz ERP ka Shopify, onda je moguće definisati skup artikala koji se prikazuju na portalu. U slučaju da se artikli ne šalju iz ERP ka Shopify, artikli koji se žele prikazati na Web Shop-u moraju se uneti ručno na Shopify, te napraviti veza između proizvoda u oba sistema. Podržana je opcija sinhronizacije slika i svih drugih atributa proizvoda.
- Podržana je sinhronizacija i automatska razmena cena i zaliha. Konektor standardno podržava oba smera integracije, ali, kao što smo sugerisali, najbolja praksa predlaže da treba težiti procesnoj organizaciji u kojoj se zalihe i cenovna politika evidentiraju u ERP sistemu (prenosom na posebnu lokaciju Web Shop-a), odakle se šalju u Web Shop.
- Konektor podržava i dvosmernu razmenu podataka o kupcima. Važno pitanje svake integracije sistema koji je okrenut ka kupcima i ERP-a je vezano za maloprodajne kupce, odnosno da li će se svaki kupac otvarati kao poseban entitet u listi ili će se koristiti jedan fiktivni maloprodajni kupac, a imena i ostali podaci konkretne osobe voditi kao kontakt podaci ili kao dodatni opisni parametri. Standardni konektor BC-a i Shopify omogućava sve ove varijante, ali je od krucijalne važnosti izabrati adekvatnu za poslovanje kompanije i logiku on-line prodaje (i naplate).
- Na kraju, podržana je opcija automatskog preuzimanja porudžbina sa Shopify u Business Central. U BC-u se može podesiti automatski posao koji periodično učitava nove porudžbine sa Shopify i sa Shopify porudžbina kreira BC porudžbine. Na ovaj način je proces maksimalno automatizovan, a podržane su i opcije automatskog preuzimanja cena dostave i drugih usluga koje se mogu tarifirati za on-line porudžbine.
POSEBNI IZAZOVI
Važan aspekt integracije Web Shop (ali i bilo kog drugog sistema za interakciju sa kupcima i transakcijama kupaca) i ERP-a je definicija i pravilo tretiranja maloprodajnih kupaca. Naime, vrlo često preko Web Shop poručivanje obavljaju fizičke osobe, kojih može biti puno. Postavlja se pitanje da li je bolje svakog kupca fizičko lice (maloprodajnog kupca) otvarati kao posebnog kupca u listi, ili ovakve transakcije beležiti na jednog, fiktivnog, MP kupca, a konkretne podatke o kupcu (ime i prezime, telefon, e-mail, adresu) čuvati kao dodatne atribute, kontakt podatke ili opise.
Nema jednoznačnog odgovora na ovo pitanje, pošto odgovor zavisi od industrije, načina fakturisanja i distribucije (direktno ili preko posrednika), broja kupaca, obima transakcija i načina praćenja potraživanja i naplate unutar kompanije. Sugerišemo da se ovo pitanje detaljno analizira pre bilo koje integracije sa ERP sistemom, jer način rešavanje ove teme može drastično uticati na procese u oba sistema. Savet je da se obavezno ovaj proces sagleda zajedno sa procesom naplate, posebno obrade izvoda, jer ubrzanje procesa poručivanja i fakturisanja, na uštrb procesa obrade izvoda u uparivanja plaćanja nikako nije dobro rešenje.
Drugo važno pitanje u praksi odnosi se na praćenje izmena podataka. Naime, inicijalna razmena podataka dva sistema, u bilo kom smeru da se integracija dogovori, obuhvatiće sve zapise i osigurati da su svi relevantni podaci razmenjeni između dva sistema. Međutim, kroz vreme, neki podaci će se menjati (u sistemu koji je postavljen kao centralni repozitorijum): unositi novi, brisati i menjati postojeći zapisi (na primer, artikli). Veoma je važno definisati pravila za usklađivanje ovih izmena, jer je neophodno da oba sistema imaju iste podatke u vrlo kratkom roku. Ovo je posebna prednost konektora između Business Central i Shopify, pošto konektor osigurava automatsko usklađivanje podataka, a ne samo inicijalnu razmenu. U slučaju drugih integracija, svakako treba obratiti pažnju na ovaj aspekt.
#Microsoft Dynamics 365 Business Central #Microsoft Dynamics #NAV #Microsoft Dynamics Srbija #Navision #Navision Srbija #Business Central #Business Central Srbija #NAV Srbija #BC #BC Srbija #ERP #ERP Srbija #e-trgovina #Web Shop #e-commerce #B2B #B2C #Shopify #Integracija
