Piše: Slađana Atanasovski, IN2 Beograd
Sistem elektronskih faktura (SEF) predstavlja Web portal preko koga se u Republici Srbiji obavlja slanje, prijem, evidentiranje, obrada i čuvanje e-računa, kao i evidentiranje obračuna PDV-a. Obaveza izdavanja i prijema e-računa u Republici Srbiji započeta je tokom 2022. godine, i najpre je stupila na snagu za subjekte javnog sektora, a kasnije i za subjekte privatnog sektora. Tokom 2024. godine sistem za elektronske fakture obuhvatio je i obavezu evidentiranja prethodnog poreza u okviru posebnog obrasca.
Kao takav, SEF je nužno usko povezan sa softverskim rešenjem koje kompanija koristi. Implementatori različitih informacionih sistema prethodnih godina morali su da posvete puno pažnje maksimalnoj automatizaciji i podršci procesu integracije sa SEF.
Teme slanja i prijema e-računa su aktuelne prethodnih godina i nakon izazova uvođenja ovog sistema širom Srbije, pa su svi korisnici i svi poslovno-informacioni i knjigovodstveni sistemi već priviknuti i adaptirani za korišćenje ovih aspekata.
Poslednjih meseci veoma je aktuelna tema – obaveza evidentiranja prethodnog poreza. U pitanju je zakonska izmena doneta u drugoj polovini 2024. godine, za koju se takođe podrazumevaju integracije ERP sistema i SEF.
Ministarstvo finansija uporedo sa uvođenjem i razvojem evidencije prethodnog poreza radi na razvoju novog modula na SEF namenjenog za slanje i prijem elektronskih otpremnica i prijemnica, koji bi u nekom budućem periodu – nakon što počne primena – trebalo i da se integriše sa osnovnim modulom za slanje i prijem e-računa.
U tekstu ćemo pokušati da ukažemo i skrenemo pažnju na određene izazove i specifičnosti integracije ERP sistema sa novim propisima i integracijom sa SEF, kao i na prednosti koje se ostvaruju uz potpunu automatizaciju ovih procesa.
GENERISANJE I SLANJE IZLAZNIH E-RAČUNA
Prvi segment koji je pokriven uvođenjem obaveze izdavanja e-računa odnosi se na automatsko slanje e-računa (faktura, odobrenja, zaduženja i avansnih računa) kupcima. Ovaj segment je procesno najjasniji i najjednostavniji, jer ERP sistem mora generisati XML fajl koji se šalje kupcima. XML fajlovi imaju dosta specifičnosti, odnosno obaveznih i opcionih podataka, pa je najveći izazov u pravilnom kreiranju ovih fajlova. Praksa sugeriše da je važno precizirati korišćenje opcionih elemenata, jer upotreba tih segmenata zavisi od specifičnih potreba. Ipak, kako se e-računi u Srbiji koriste već par godina, većina sistema je prevazišla sve prepreke i specifičnosti ovih fajlova.
U segmentu slanja izlaznih e-računa napominjemo mogućnosti da se generisani XML fajl učitava ručno ili šalje automatski iz sistema. Za firme koje imaju manji obim dokumenata, opcija ručnog učitavanja fajla može biti korisna. Za firme sa većim obimom izlaznih dokumenata, automatsko učitavanje direktno iz ERP sistema je neophodnost. Interesantno je napomenuti da opcija ručnog učitavanja XML fajla nije podržana lokalnim rešenjima u većini evropskih zemalja.
UČITAVANJE ULAZNIH DOKUMENATA
U ovom delu postoji više specifičnosti koje proizilaze iz činjenice da je učitavanje ulaznih dokumenata samo automatizacija (ubrzanje), ne i zakonska obaveza. Ipak, u modernim ERP sistemima, uvoz ulaznih e-računa postaje jedna od osnovnih opcija.
Druga specifičnost automatskog preuzimanja i učitavanja e-računa sa SEF u ERP je različit nivo prepoznavanja dokumenata koji se uvoze. Teorijski, u ERP se može učitavati samo zaglavlje dokumenta, uz sve priloge koji se nalaze na SEF, dok postoji opcija da se uvozom kreiraju i redovi dokumenata. Za učitavanje e-računa sa SEF i automatsko kreiranje redova u sistemu se moraju obezbediti specifična pravila za prepoznavanje broja i strukture redova (artikli, konta, osnovna sredstva, usluge), sa osnovnim (cena, količina, PDV) i opcionim elementima (interni parametri za praćenje).
Od uvođenja SEF u Srbiji naš savet klijentima bio je da ovom segmentu pristupe fazno. Smatramo da je sa svakom zakonskom izmenom uvek najbolje fokusirati se na segment koji je obavezan i propisan, kao što je u ovom slučaju slanje e-računa kupcima. Nakon toga se mogu razrađivati naredne faze, od uvoza zaglavlja i priloga (sa svim specifičnostima internog odobravanja i likvidature) do finalnog cilja prepoznavanja redova dokumenata, za šta je potrebno razraditi i ugraditi logiku prepoznavanja elemenata dokumenata za sve situacije.
Na kraju, specifičnost uvoza ulaznih dokumenata sa SEF u ERP postoji i u delu integracije ovog procesa sa procesom zavođenja interne dokumentacije (unos u delovodnik).
Naš savet klijentima je da uvek teže ovoj integraciji. Na ovaj način se ostvaruje eArhiv u ERP sistemu u vidu jednostavnog DMS-a, koji objedinjuje sva ulazna dokumenta u centralnoj elektronskoj formi, uz automatizaciju preuzimanja e-dokumenata sa SEF. Sa SEF se preuzimaju osnovni podaci sa dokumenta (partner, broj, datum, iznos, PDV), uz sve priloge. Direktno iz sistema se dokument može prihvatiti/odbiti na SEF, te uključiti u proces interne verifikacije (odobravanja). Na kraju, dokument završava u računovodstvu, gde se isti finalno zavodi u glavnu knjigu i analitike.
U saradnji sa klijentima, prethodnih godina smo intenzivno radili na našim modulima vezanim za e-račune. Ova tema je značajna za sve klijente iz Srbije, pa smo posvetili dosta pažnje u cilju izrade maksimalno pouzdanih i brzih rešenja. Kroz implementaciju i održavanje ovih modula kod velikog broja klijenata iz raznih industrija, susreli smo se i rešili mnogo specifičnih situacija, koje smo sada inkorporirali u module za nove klijente.
EVIDENCIJA PRETHODNOG POREZA
U drugoj polovini 2024. godine, propisana je obaveznost obračuna i slanja novog obrasca za evidenciju prethodnog poreza. Novi propis zahtevao je integraciju sa ERP sistemima sa SEF u segmentu automatizacije slanja ovog izveštaja.
Najveći izazov sa kojim su se susrele sve informatičke firme bili su kratki rokovi i (delimično) nejasni zahtevi/razrada specifičnih situacija. Mnogo aspekata rešavano je i pojašnjavano u hodu, što je zahtevalo da se izmene konstantno prate i u vrlo kratkom roku prave modifikacije u informacionim sistemima.
Pored izazova kratkih rokova, IT firme su ponekad imale i specifičan izazov različitih verzija sistema koje klijenti koriste. Ukoliko softver nudi različite verzije kroz godine, moraju se osigurati rešenja za svaku od verzija prema njihovim specifičnostima. Na sve to, širok spektar klijenata iz različitih industrija dovodi do različitih izazova sa kojima se klijenti susreću i koje treba podržati.
Kao i kod svake zakonske izmene, a posebno kod ove gde su rokovi bili kratki, a do primene se mnogo toga menjalo, ključna je komunikacija implementatora i klijenta. Svaki klijent ima određene specifične situacije koje treba podržati.
Nekoliko je segmenata ove izmene:
- Osnovni element evidencije prethodnog poreza je klasifikacija dokumenata prema načinu pristizanja u organizaciju, jer je suština novog zakonskog obrasca klasifikacija iznosa prema ovom podatku. Ova klasifikacija je neophodna svakom klijentu koji želi na bilo koji način da izradi izveštaj o prethodnom porezu iz sistema.
- Drugi nivo uključuje dobijanje pregleda iz sistema koji odgovara izveštaju na portalu SEF, ali bez integracije i automatizacije slanja izveštaja. Ova opcija znači da korisnik iz sistema dobija pregled podataka, radi provere i kontrole, a na bazi toga obavlja ručni unos podataka na portal SEF.
- Na kraju, finalni nivo uključuje potpunu automatizaciju. Ova opcija znači da korisnik ima opcije klasifikacije dokumenata prema načinu pristizanja u organizaciju, izveštaj za pregled i kontrolu prethodnog poreza, kao i automatsko slanje izveštaja na SEF putem API.
E-OTPREMNICE I E-PRIJEMNICE
Zakon o elektronskim otpremnicama stupio je na snagu 6.12.2024. godine a donet je pre svega, kako navodi Ministarstvo finansija, da bi se izašlo u susret zahtevima privrede iz prethodnog perioda, koji su se intenzivirali u poslednje dve godine od kada je započeto korišćenje sistema elektronskih faktura.
Zakon predviđa uvođenje centralizovanog sistema elektronskih otpremnica, a propisuje da primena prvih obaveza nastupa od 1. januara 2026. godine, dok će puna primena početi od 1. oktobra 2027. godine. Navedeno podrazumeva da će u prvoj fazi obavezu slanja i prijema e-Otpremnica imati samo javna preduzeća u međusobnim transakcijama i u transakcijama sa subjektima privatnog sektora, kao i kompanije koje obavljaju promet akciznih proizvoda, bez obzira na sektor.
Ovo je novi izazov koji se stavlja pred IT kuće ali i klijente jer će rešenja koja se budu uvodila izvesno morati da budu prilagođena svakom pojedinačnom klijentu u značajno većem stepenu nego što je to bio slučaj sa e-Računima. Novina je uvođenje i kategorije Prevoznika kao posrednika u isporuci i prijemu artikala između dva pravna subjekta.
Pred nama je period pripreme i testiranja, a vođeni dosadašnjim iskustvom možemo pretpostaviti i intenziviranje komunikacije sa Ministarstvom radi usaglašavanja potreba klijenata i tehničkih mogućnosti novog modula trenutno dostupnog samo u demo verziji.
