Klijenti koji uvedu ERP sistem u poslovanje, posebno ako su izabrali renomirano svetsko softversko rešenje kao što je Microsoft Dynamics 365 Business Central, često postavljaju sebi pitanje u kojoj meri eksploatišu mogućnosti sistema. Jedan od osnovnih razloga velikog izbora baš ovog sistema je izuzetno širok spektar funkcionalnosti i opcija koje su ugrađene u verziju sistema koja se dobija licencom, pa se navedemo pitanje postavlja kao logično.
Neka nezvanična istraživanja pokazuju da u proseku klijenti ne koriste ni polovinu opcija koje sistem Microsoft Dynamics 365 Business Central podržava. Dok neki korisnici prihvataju ove rezultate i smatraju da je dobro ako upotrebljavaju 25%-30% mogućnosti ovog softvera, drugi odbijaju da prihvate da ne iskorišćavaju skoro sve opcije. Iako je za veće firme i organizacije koje poslovanje obavljaju kroz više vertikala očekivan veći stepen iskorišćenja ERP sistema, da li je to zaista ispod polovine opcija i ako jeste, kako tumačiti takve rezultate u kontekstu izbora svetskog i skupog softverskog rešenja upravo zbog mnogo opcija i mogućnosti?
U ovom tekstu, pokušaćemo da pružimo odgovor na ovo pitanje.
Moduli i funkcionalnosti sistema
Jedna od osnovnih karakteristika ERP sistema i preduslov da se neki softver klasifikuje kao ERP je modularnost. U pitanju je karakteristika softvera da se srodne funkcionalnosti grupišu u celine, odnosno module, pri čemu se moduli mogu, ali ne moraju uvek implementirati (kombinacija modula se definiše zavisno od situacije i potreba). Microsoft Dynamics ERP se tu ne razlikuje.
Primeri modula su računovodstvo i finansije, upravljanje nabavkom, upravljanje prodajom, zalihe i magacini, upravljanje proizvodnjom, servisiranje, maloprodaja, kadrovska evidencija ili obračun zarada.
Na ovaj način, isti sistem može biti implementiran u firmama uz upotrebu različitih modula. Jasno je da firmi koja posluje u sferi proizvodnje ovaj modul predstavlja nužan i najvažniji segment, dok isti modul nije relevantan za firmu koja se bavi trgovinom na veliko.
Izbor modula najčešće zavisi od potreba i sfere poslovanja kompanije, mada postoje situacije da se uvođenje nekog modula, iako je potreban kompaniji, planski izostavi ili planira za budući period.
Dalje, u okviru svakog modula, ERP sistemi uključuju razne funkcionalnosti. Neke od funkcionalnosti implementiraju se na gotovo svim projektima, dok se neke ređe koriste. Nekada moduli sadrže i funkcionalnosti koje su namenjene različitim situacijama i procesnim organizacijama, pa korišćenje nekih opcija, isključuje potrebu za korišćenjem drugih.
Na kraju, svaki modul i skup funkcionalnosti ERP sistema nude različite varijacije procesne organizacije. Zavisno od potreba, iste funkcionalnosti mogu se drugačije podesiti, kako bi što više odgovarale korisnicima.
Stoga, svaki ERP sistem nudi set standardnih funkcionalnosti. U pitanju su funkcionalnosti koje je proizvođač ugradio u rešenje. Na standardne funkcionalnosti, u toku implementacije, mogu se dodavati specifična rešenja (moduli partnera ili specifične dorade prema zahtevu korisnika).
Koliko je odnos standardnih i specifičnih funkcionalnosti?
Odgovor nije jednoznačan, zbog velikog broja različitih projekata širom sveta. Ipak, činjenica da korisnici četvrtine ERP projekata smatraju svoj ERP „visoko prilagođenim“, a četiri petine da projekat ne bi uspeo bez dorada i specifičnih prilagođavanja, pokazuje da specifične dorade ipak čine značajan deo svakog implementiranog ERP sistema.
Ako se na to doda da, za zemlje u kojima Microsoft nije obezbedio lokalizaciju, istu moraju napraviti partneri, dolazimo do toga da standardne funkcionalnosti, u proseku, čine oko 50-60% funkcionalnosti implementiranog ERP-a.
U kojoj meri se iskorišćavaju standardne funkcionalnosti?
Kako smo objasnili u drugim tekstovima, svetski zastupljeni softveri renomiranih proizvođača (SAP; Oracle ili Microsoft) podržavaju ogroman broj funkcionalnosti i opcija koje su inkorporirane u sam sistem i koje se dobijaju licencom sistema. Korišćenje 100% funkcionalnosti ovakvih ERP sistema od strane bilo koje kompanije je apsolutno nemoguće. Iako je ova statistika korisnicima mnogo prihvatljivija za SAP i Oracle (sisteme koji su namenjeni velikim korporacijama sa enormnim brojem modula, funkcionalnosti i opcija), korisnici često odbijaju tu statistiku u kontekstu ERP sistema Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Praksa, međutim, pokazuje da kompanije teško mogu koristiti više od polovine opcija Microsoft ERP sistema, a da je prosek korišćenja daleko ispod ovog broja.
Da bismo bar okvirno odgovorili na pitanje o stepenu iskorišćenja standardnih opcija i pojasnili prethodnu izjavu, krenućemo od opšteg ka pojedinačnom:
- Najpre, mnoge kompanije neće iskoristiti sve module ovog sistema. Ukoliko kompanija nije projektno orijentisana, modul projekata nije u sferi interesovanja. Slično je sa modulima proizvodnje ili servisa, za kompanije koje se ne bave ovim delatnostima. Neretko se modul za kadrovsku evidenciju koristi van ERP sistema ili se procesi vode kroz vertikalne dodatke partnera, a ne kroz standardni modul. Čak i moduli magacina i zaliha nisu uvek implementirani (na primer, u kompanijama iz sfere profesionalnih usluga, ovi moduli ne igraju nikakvu ulogu). Stoga, samo na bazi toga koji su moduli bar delimično implementirani, zaključuje se da prosečan ERP korisnik ima potrebu za oko 80% modula (4 od 5).
- Zatim, kao što smo već istakli, Business Central je, kao i sva renomirana svetska rešenja, dizajniran tako da podrži razne varijante organizacije procesa i načina rada kompanije. Dakle, u okviru svakog modula, sistem nudi različite varijante postavke sistema i organizacije koraka za rad (procesni koraci i varijacije u procesima). Za neke procese, standardno je predviđen čak i dvocifren broj različitih varijacija organizacija procesa. U ovakvim situacijama, kompanija nikako ne može iskoristiti sve te varijante procesa, već samo one koje su zastupljene (korišćenje nekih varijanti isključuje mogućnost korišćenja drugih). Teško je dati meru ovom obimu funkcionalnosti, ali se sigurno radi o 15-25% funkcionalnosti koje kompanija sigurno ne koriste u softveru, jer je nemoguće koristiti svaku varijantu procesa.
- Dalje, kao i ostali softveri, i Business Central uključuje mnoge akcije (automatizacije, dokumenta, procesne korake) koji su namenjeni specifičnim situacijama. Softver je dizajniran tako da pruža softversku podršku za razne kompanije, pa su u softveru utkane mnoge opcije koje su vrlo specifične ili koje nikako nisu široko zastupljene i rasprostranjene. Veće kompanije će sigurno iskoristiti deo ovih opcija, ali s obzirom na broj i širinu tih opcija, potpuno je očekivano da veliki broj neće biti uopšte potreban i u fokusu implementacije ili podrške. Ponovo je teško kvantifikovati ovaj segment, ali u najmanju ruku radi se o 10-15% opcija u sistemu.
- Na kraju, kao i u ostalim renomiranim svetskim ERP sistemima, u standardne mogućnosti softvera uključene su brojne napredne funkcije predikcija, planiranja, predviđanja, ali i integracija sa drugim alatima. Iako će veće firme u određenom segmentu uvesti neke od naprednih opcija, uz nove opcije i mogućnosti koje Microsoft uvodi na svakih 6 meseci, čak ni najveći klijenti neće uvesti ni polovinu ovih opcija.
Dakle, na osnovu ovoga, metodom eliminacije, dolazimo do toga da klijent, čak i veća kompanija koja ima potrebu za svim standardnim modulima, teško može dobaciti do 50%-55% funkcionalnosti sistema, odnosno realnije je da je taj procenat 40-50% za veće, a prosečan oko 30-40%.
Ove podatke treba gledati u kontekstu velike širine opcija koje renomirani svetsko rešenje koristi. Dakle, iako se na prvu može steći utisak da ovako nizak procenat znači da kompanija koristi jako malo opcija i nedovoljno eksploatiše svoj ERP, nikako nije tako. Kao što smo objasnili, potpuno je nerealno očekivati iskorišćenje preko 50% opcija, zbog raznih varijanti procesa od kojih se ne mogu koristite sve varijante organizacije rada, do posebnih opcija koje su namenjene samo za specifične i ređe zastupljene situacije.
Na šta se fokusirati kada se proverava stepen eksploatacije ERP sistema
Iako u ovom tekstu odgovaramo na stepen iskorišćenja svih standardnih opcija i mogućnosti, koji nije visok, treba posmatrati situaciju i iz drugog ugla. Veoma važan podatak je stepen korišćenja opcija za kojima kompanija ima potrebu. Ukoliko kompanija zbog sfere poslovanja ima potrebu za samo 3-4 modula i svega po jednom varijantom organizacije procesa u okviru ovih modula, ne treba iskorišćenje ERP-a računati u odnosu na sve module i funkcionalnosti, već u odnosu na skup ovih potrebnih opcija.
Na kraju, ne treba se toliko baviti stepenom iskorišćenja kao udelom u svim opcijama, jer se preračun može razlikovati zavisno od pretpostavki koje se postave. Mnogo je bolji pristup sagledati u kojoj meri se neke naprednije opcije i mogućnosti sistema, a koje imaju poslovnu primenu u sferi poslovanje kompanije, iskorišćavaju. Neki od primera ovih opcija su:
- planiranje i budžetiranje po raznim segmentima (finansije, prodaje, zalihe, proizvodnja, nabavka, …) i kategorijama (kontima, artiklima, uslugama, …);
- predikcije i predviđanja (zaliha, novčanih tokova, ulaza i izlaza iz magacina, potrošnje, dopune zaliha…);
- u novijim verzijama, korišćenje AI funkcionalnosti i opcija za održivost (zaštitu životne sredine);
- integracije (na primer, sa Teams, Outlook ili OneDrive);
- automatizacije dopune zalihe ili redosleda proizvodnje (plan i raspored radnih naloga);
- funkcije odobravanja, CRM ili WMS funkcije.
Ukoliko navedene opcije ne koristite značajno u poslovanju, trebalo bi se zapitati zašto ove opcije nisu uvedene i da li bi se uvođenjem mogao povećati dijapazon implementiranih opcija sistema.
Cilj implementacije ERP sistema treba da bude fokus upravo na navedene funkcionalnosti i mogućnosti, a ne samo na obradu transakcija. U delu transakcija, funkcionalnosti i mogućnosti zavise od industrije i poslovne organizacije, što ograničava opcije i mogućnosti. Navedene napredne mogućnosti su u velikoj meri nezavisne od industrije i organizacije, pa bi trebalo razmotriti da li se i u kojoj meri ove opcije koriste.
Nekada se navedene opcije planski ostavljaju za naredne faze, kada se korisnici upoznaju sa sistemom i obrada transakcija postane rutinska. Svakako stepen korišćenja nekoliko opcija koje smo naveli mnogo više i preciznije pokazuje koliko se ERP sistem eksploatiše i koliko ima dodatnog prostora za povećanje stepena iskorišćenja standardnih funkcionalnosti.
