Kako bi bilo koja kompanija mogla da koristi sistem Microsoft Dynamics 365 Business Central, od Proizvođača (Microsoft) se kupuju ili zakupljuju licence (pravo korišćenja). Pravila, mogućnosti, ograničenja i način rada licenci propisuje Microsoft.
Microsoft periodično objavljuje vodič za licence, gde se može naći detaljan opis licenci.
Ipak, ovaj vodič često je preobiman za (potencijalne) klijente i teško je pronaći odgovor na neko konkretno pitanje. U praksi se veoma često javlja pitanja oko strukture licenci i šta tačno (ne)može uraditi korisnik sa ograničenom licencom. Ovo je važno pitanje, jer struktura licenci značajno utiče na ukupan trošak projekta, pa je važno dobro razumeti kada i za koje korisnike se može planirati ova licenca.
Krenućemo od kratke teorije i definicije tipova licenci, a onda dati nekoliko odgovora na česta pitanja oko licenci. Ukoliko imate dodatnih pitanja oko licenci, slobodno nam se javite.
PRAVILA I TIPOVI LICENCI
Zajedničko pravilo za sve tipove licenci je da su u pitanju imenovane korisničke licence. To znači da licenca mora biti kupljena ili iznajmljena za svaku osobu koja koristi sistem. Ukoliko 10 korisnika treba da koristi sistem (na različite načine i u različitom obimu), to znači da je neophodno kupiti ili zakupiti 10 licenci. Licenca se može prebacivati sa jednog na drugog zaposlenog, ali broj licenci određuje broj korisnika sistema.
Prema pravima koje omogućavaju korisnicima, Microsoft nudi tri tipa licenci. Važno je istaći da su ovo prava koja ograničava sama licenca, dok svaki korisnik u sistemu ima svoj set uloga i dozvola, koji definiše šta korisnik može videti i/ili uraditi. Uloge i dozvole ne mogu biti van ograničenja same licence. To, na primer, znači, da korisnik sa Premium licencom može biti ograničen dozvolom, tako da ne vidi neke stvari ili ne može sprovesti neku akciju, ali nije moguće korisniku sa ograničenom licencom ulogom dati pravo koje ova licenca ne omogućava (na primer, da knjiži).
- Pune (full) licence
- Premium licenca. Ovo je licenca koja omogućava sva prava korisniku, odnosno daje pristup i mogućnost izvršenja svih korisničkih akcija u sistemu. Korisnik sa ovom licencom može koristiti sve module sistema, uključujući i Premium module (Proizvodnja i Servis). Ova licenca se mora koristiti ako bar jedan korisnik ima potrebu za korišćenjem Premium modula.
- Essentials licenca. Ovo je licenca koja omogućava sva prava korisniku, ali bez Premium modula (Proizvodnja i Servis). Ovaj tip licence daje pristup i mogućnost izvršenja svih korisničkih akcija za sve module, sem Premium modula (Proizvodnja i Servis).
- Ograničene (limited) licence
- Team Members licenca. Ovo je licenca koja ima neograničena prava pregleda podataka i ograničena prava izvršavanja akcija. Korisnik sa ovom licencom ne može vršiti knjiženja u sistemu (uključujući bilo koja robna i/ili finansijska knjiženja). Takođe, korisnik sa ovom licencom ima ograničena prava zapisivanja (kreiranja novih zapisa).
Da rezimiramo: prva dva tipa licenci omogućavaju sve akcije, ali se razlikuju moduli koji se mogu upotrebiti licencama.
ČESTA PITANJA U VEZI SA LICENCAMA
U nastavku ćemo istaći nekoliko pitanja koja često dobijamo od (potencijalnih) klijenata.
U kojim situacijama moramo uzeti Premium licence?
Ukoliko je potreban bilo koji Premium modul (Proizvodnja ili Servis), ne možete koristiti Essentials (osnovnu) licencu i morate uzeti Premium.
Potrebni su nam Premium moduli, ali ne za sve zaposlene. Možemo li uzeti nekoliko Premium licenci, za korisnike koji će koristiti Premium module, a za ostale Essentials?
Ne. Microsoft ne dozvoljava kombinovanje Premium i Essentials licenci, što znači da nije moguće koristiti nekoliko Premium licenci, za korisnike koji koriste Premium module, a da ostali koriste Essentials licencu. Ukoliko kompaniji treba makar jedan korisnik sa Premium licencom, nijedna licenca ne može biti Essentials. Premium licence (kao i Essentials) se mogu kombinovati sa Team Members licencama, što znači da je dozvoljeno da određeni broj korisnika ima sva prava, a određeni ograničena. Jedino se ne mogu kombinovati Premium i Essentials.
Možemo li koristiti samo ograničene licence (bez ijedne pune)?
Ne. Bar jedna licenca mora biti Premium ili Essentials.
Direktor će samo gledati podatke u sistemu, ali imamo 5 pravnih lica. Može li koristiti Team Members licencu, pošto mora da vidi sve podatke za sva pravna lica?
Da. Team Members licenca omogućava uvid u sve podatke, bez ikakvih ograničenja za uvid, nezavisno od broja pravnih lica.
Nije nam jasno ograničenje koje Team Members licenca ima u delu broja zapisa u nekoliko tabela po logovanju. Da li to znači da korisnik ne može otvoriti više od 3 kupca po jednom logovanju?
Ne. Ovo ograničenje se odnosi na broj različitih tabela (evidencija) koje korisnik može menjati po jednom logovanju u sistem, ne i na broj zapisa koje može promeniti (kreirati) u tim tabelama.
Mogu li magacioneri biti Team Members korisnici?
Ukoliko će magacioneri obavljati uobičajene akcije magacina, dakle evidentiranje ulaza i izlaza artikala, odgovor je Ne, jer je knjiženje ulaza u magacin i izlaza iz magacina takođe knjiženje. Kao što u definiciji piše, „ova licenca ne daje korisniku mogućnost da bilo koji dokument proknjiži (ne samo finansijski, već i robni).“ Ukoliko magacioner piše na papiru ili van sistema, pa neko u njegovo ime knjiži prijem i isporuku, onda može biti Team Members, ali sugerišemo da se dobro razmisli o upotrebnoj vrednosti ovakve organizacije procesa.
U okviru finansija imamo 5 zaposlenih, ali samo 3 knjiži dokumenta. Možemo li uzeti 2 Team Members licence za kolege koji ne knjiže?
Knjiženje jeste najvažniji aspekt koji treba sagledati kod razmatranja Team Members licence, ali nije jedini. Teorijski, ako korisnik ne knjiži, definitivno je kandidat za Team Members licencu. Međutim, savetujemo da se najpre proveri da li ta dva zaposlena ne knjiže baš ništa. Dodatno, treba obratiti pažnju na ograničenje u broju različitih zapisa koje ova licenca može napraviti. Zaposleni u finansijama obično imaju potrebu za korišćenje šireg spektra funkcionalnosti, pa obično nisu dobar kandidat za Team Members licencu.
Šta od akcija tačno ne može da uradi Team Members licenca?
Sama definicija Team Members licence pokazuje da je jedino eksplicitno ograničenje knjiženje dokumenta (robno ili finansijsko). Ostala ograničenja zavise od akcija koje korisnik pokreće i funkcionalnosti koje će koristiti. Korisnik ne može praviti izmene (kreiranje, brisanje, dodavanje, promena) podataka u većem broju tabela po jednom logovanju, tako da odgovor na pitanje zavisi od akcija će korisnik izvršavati. Predlažemo da se, za korisnike koji su potencijalni kandidati za Team Members licence popišu akcije koje će korisnici sprovoditi, pa da se na bazi toga odluči u konsultaciji sa implementatorom.
Mogu li komercijalisti na terenu biti Team Members korisnici?
Zavisi od akcija koje izvršavaju. Ukoliko će ovi zaposleni samo gledati podatke i eventualno kreirati jedan tip dokumenata (ponude) onda mogu. Svakako sugerišemo, kao i za prethodno pitanje, da se popišu akcije koje će korisnici sprovoditi, pa da se na bazi toga odluči u konsultaciji sa implementatorom.
Planiramo da pored svake mašine u proizvodnji postavimo tablet na kome će zaposleni evidentirati potrošeno vreme i materijale po radnom nalogu. Mogu li ovi korisnici biti Team Members korisnici?
Ne. Evidentiranje potrošnje vremena i potrošnje materijala predstavlja akciju knjiženja. Kao što u definiciji piše „ova licenca ne daje korisniku mogućnost da bilo koji dokument proknjiži (ne samo finansijski, već i robni).“
Planiramo da organizujemo proces rada tako da 5 korisnika unosi porudžbine kupaca, a šesti korisnik knjiži fakture po osnovu svih tih unetih porudžbina. Mogu li 5 korisnika koji samo unose porudžbine biti Team Members korisnici?
Ukoliko će tih 5 korisnika samo unositi porudžbine i nemate neke specifične dorade u procesu, mogu. Ipak, predlažemo da se dodatno posavetujete oko procesa i koraka koje će obavljati zaposleni, jer nije uobičajeno da jedna osoba knjiži fakture za 5 drugih korisnika.
Da li postoji još neka akcija, sem knjiženja, koju sigurno korisnik sa Team Members licencom ne može da izvrši?
Ograničenje korišćenja funkcije za bilo koju vrstu knjiženja je jedino eksplicitno definisano pravilo. Ostalo zavisi od procesa, dorada koje postoje u sistemu, akcija koje korisnik izvršava i organizacije rada. Kod unosa podataka, korisnik ponovnim logovanjem u sistem prevazilazi problem ograničenja, ali sugerišemo da se obrati pažnja na akcije (klikove u sistemu) koji odjednom izvršavaju više aktivnosti. Na primer, ako je na projektu napravljeno dugme koje u trenutku klika pravi zapise u puno tabela, postoji velika šansa da korisnik sa Team Members licencom neće moći da izvrši tu akciju (neće moći da klikne na to dugme). Ovakvo ograničenje se ne može prevazići ponovnim logovanjem, jer korisnik svakako izvršava jednu akciju (klik na jedno dugme), a ta akcija sama po sebi krši ograničenje Team Members licence. Ponovo, kao i kod nekih prethodnih odgovora, sugerišemo da se popišu akcije koje bi korisnik izvršavao i na bazi toga, u konsultaciji sa implementatorom, odredi struktura licenci.
Potrebna nam je Premium licenca, pošto smo proizvodna kompanija. Međutim, ne želimo da svi zaposleni koji će imati Premium licence vide sve podatke u sistemu. Može li se ovo nekako dodatno ograničiti?
Može. Svaki korisnik, pored licence, dobija set prava i uloga (dozvola) koje mogu dodatno ograničiti akcije i dostupnost podataka korisniku.
#Microsoft Dynamics 365 Business Central #Microsoft Dynamics #NAV #Microsoft Dynamics Srbija #Navision #Navision Srbija #Business Central #Business Central Srbija #NAV Srbija #BC #BC Srbija #ERP #ERP Srbija #Licence #Limited licenca #BC licenca #Business Central licence #team Members licenca #Teammembers Licenca
